Как правильно выбрать ERP-систему?

С ростом малого и среднего бизнеса необходимость внедрения ERP-систем становится очевидной для централизации производственных и управленческих процессов.

Многие отечественные компании испытывают очевидные затруднения с эффективностью организации работы. Важные решения подолгу ожидают утверждения, теряются контакты потенциальных партнеров или клиентов, срываются сроки разработки новой версии продукта. В поисках решения этих проблем компании все чаще открывают для себя существование ERP-систем. Сегодня мы разберемся что это такое, как ERP-системы помогают бизнесу решить структурные проблемы, а главное — как правильно выбрать ERP-систему.

Что такое ERP-система?

ERP — от английского Enterprise Resource Planning, то есть планирование расходов, движения материальных ценностей и ресурсов на производстве, финансовые транзакции и управление персоналом, а также работа с потребителями вашего товара или услуги — учет действий контрагентов, сбор и обработка обратной связи от конечных пользователей.

Само собой, существуют различные системы, ориентированные на оптимальное обслуживание потребностей бизнеса в каждой из этих областей. Однако, согласитесь — использование единой ERP-системы значительно упрощает сбор, обработку и хранение данных. Когда в одной контрольной панели можно отследить весь путь заказа от первого контакта с клиентом до заключения договора, выполнения работ и передачи заказчику готового продукта — управление предприятием и анализ эффективности работы становятся гораздо проще.

Основным преимуществом таких систем является их тиражируемость — то есть одна и та же платформа может применяться как средним, так и крупным бизнесом, как локально на одной территории, так и в территориально разделенной корпоративной сети, соединенной в одно целое с помощью серверной виртуализации и доступа через ВПН на терминальный сервер в облаке. При этом, в зависимости от размера вашей компании и специфики ее работы, могут быть подключены и гибко настроены различные модули ERP-системы, чтобы избежать ненужных расходов и гарантировать решение всех вопросов, возникающих при работе вашего бизнеса.

Модули в составе ERP-систем

Любая ERP-система, представленная на отечественном рынке имеет ряд базовых модулей:

• CRM-модуль (Customer Relations Management) — модуль обслуживания взаимодействия с клиентами: холодные обзвоны и воронка продаж, отслеживание стадий каждого контракта, история закрытых проектов с каждым клиентом и так далее.
• HR-модуль (Human Resources) — модуль управления персоналом, то есть карточки каждого сотрудника, управление больничными, отгулами и отпусками, заметки HR-менеджера по каждому отдельно взятому сотруднику
• Модуль управления производством — планирование и контроль движения материальных ресурсов для обеспечения непрерывности производственных процессов
• Финансовый модуль — бухгалтерский учет и оформление накладных, налоговая отчетность и финансовое планирование
• Аналитический модуль — ежедневная и периодическая бизнес-аналитика, визуализация показателей, формирование внутренних отчетов для построения бизнес-стратегии.

Помимо этого базового функционала существует огромное количество пользовательских модулей для популярных ERP-систем, которые позволяют получить практически любой функционал, диктуемый спецификой вашей индустрии, будь то нефтепереработка, логистика, ресторанный бизнес, производство или сфера услуг. Кроме того, всегда есть возможность разработки пользовательских модулей для систем на ваш выбор, например, для продуктов 1С. Корпоративная платформа 1С:Предприятие 8.х является ярким представителем доступного для нашего бизнеса функционала.

Проблемы при выборе ERP-систем и методы их решения

Продукты 1С являются далеко не единственной альтернативой для отечественного бизнеса. Помимо них на рынке присутствуют решения от SAP, Oracle, BAAN, а также отечественные разработки “Парус”, “Галактика” и многие другие. К сожалению, далеко не всегда бизнес делает правильный выбор и не получает в итоге систему, способную решать поставленные перед компанией задачи. Что еще хуже, внедрение ERP-системы зачастую стоит столько же (или даже больше) чем покупка лицензии на нее. Поэтому чрезвычайно важно избежать типовых ошибок при выборе такой платформы.

Ниже приведены основные ошибки при выборе ERP-системы и способы их решения:

• Нечеткие требования. Так как внедрение нового решения должно помочь решить определенные проблемы, необходимо как можно четче описать существующие препятствия, и какой эффект ожидается от внедрения ERP-решения. Если вы сами не знаете, что хотите получить в итоге, вы не сможете оценить, соответствует ли данная система вашим запросам.Как решить: Соберите у всего коллектива жалобы на текущее положение дел и пожелания, как новая система должна решить данные проблемы. Только имея такой список (и он будет очень большим, заметьте) вы сможете оценить реальные потребности вашего бизнеса и соответствует ли этим требованиям тот или иной продукт.
• Чрезмерное доверие к демо-материалам. Поставщик любой платформы в своих демо-материалах зачастую показывает только простейшие операции, например заказ некоторого количества товара, который у вас есть на складе, с оплатой кредитной картой.Как решить: В реальной жизни сценарии гораздо более разнообразны, поэтому необходимо выяснить, поддерживает ли данное ERP-решение процессы в том формате, в котором они чаще всего происходят в вашей компании.
• Концентрация на цене решения. Хотя цена лицензии и является важным фактором, она не может и не должна становиться решающей причиной для покупки или отказа от того или иного продукта.Как решить: Основными требованиями должны являться возможности настройки и дальнейшей доработки платформы, требования к ИТ-инфраструктуре для ее работы, стоимость обучения персонала и построения отказоустойчивой инфраструктуры для данного продукта.
• Недостаточная подготовка менеджеров. Главная задача при внедрении ERP-платформы — повышение эффективности и производительности работы компании, то есть — перемены в привычных процессах. Если начальство само не захочет ничего менять — ничего и не поменяется.Как решить: Успех в данном начинании может быть достигнут только при достаточном усердии менеджеров, которые должны в сжатые сроки освоить новую систему и помочь сотрудникам своих отделов научиться использовать ее максимально эффективно.
• Недооценка инвестиций в переобучение сотрудников и техподдержку. “Обучите нас основам, дальше разберемся сами” – не лучший подход при внедрении дорогостоящего и комплексного решения. К сожалению, если не уделить данному пункту достаточного внимания в процессе заключения контракта, вы рискуете остаться с возможностью рассчитывать только на несколько часов техподдержки и минимальный пакет обучения для ваших сотрудников.Как решить: Четко выясните, какие объемы техподдержки может предоставить поставщик ERP-решения, в какие сроки и во сколько это вам обойдется.
• Нельзя полагаться на одно мнение. Нередки случаи, когда инициатором выбора той или иной системы становится один менеджер или отдел. В этом случае, бизнес рискует получить систему, идеальную в одном или двух аспектах, но слабо приспособленную к решению потребностей компании в целом.Как решить: Решение в пользу какого-либо продукта должно приниматься с учетом потребностей всего коллектива.
• Недостаток понимания собственных процессов. Если руководство компании не знает досконально, где в текущий момент возникают наибольшие трудности, оно не может четко описать проблематику, которую должна решать та или иная ERP-платформа.Как решить: Убедитесь, что вы знаете обо всех проблемах, с которыми сталкивается в данный момент ваш бизнес — и проверьте до приобретения, решаются ли они с помощью выбранной ERP-платформы.
• Незнание специфических платформ для вашей индустрии. Существуют различные модули и версии известных платформ, приспособленные для конкретной индустрии или определенной структуры компании. Например, у лидера среди платформ для обслуживания клиентов Salesforce есть облегченная версия — ServiceMax, разработанная специально для агентов по продажам, работающих на выезде. Однако, большинство компаний о ней не знают, и продолжают приобретать более ресурсоемкую и дорогостоящую версию Salesforce.Как решить: Тщательно изучайте все предложения, чтобы выбрать оптимально подходящее для вашей ситуации, а не купить самый популярный продукт. Вам же нужен функционал, а не популярность…
• Недостаток объективного суждения от профессионалов. Очевидно, что вы вряд ли найдете эксперта по ERP-системам среди ваших сотрудников, и вам придется обращаться за услугами по внедрению и настройке такой платформы к поставщикам управляемых ИТ-услуг. К сожалению, немногие из них имеют опыт применения широкого круга ERP-платформ и могут посоветовать наиболее подходящее из известных им решений. Если же они аффилированы с поставщиком конкретного продукта, то высок риск рекламы данной системы, которая не обязательно будет идеальным для вас.Как решить: Обращайтесь за помощью к независимым компаниям, лидерам рынка ИТ-аутсорсинга, способным провести детальный анализ потребностей вашего бизнеса и обеспечить выбор и внедрение оптимального ERP-решения для вас.
• Выход за дедлайны и очерченный бюджет. К сожалению, более 90% проектов не вписываются в заданные временные рамки и смету. Чаще всего это происходит из-за недопонимания клиентом требований поставщика и наоборот. Например, компания-поставщик управляемых ИТ-услуг может пообещать перенести ваши базы данных на облачные серверы за 5 дней. Однако вы можете не осознавать, что эти 5 дней начнутся только тогда, когда ваш ИТ-отдел сделает копии всех баз данных, заархивирует их и предоставит к ним доступы. Такие ситуации возникают повсеместно, поскольку внедрение ERP-системы предполагает уровни структуризации данных, которых бизнес обычно не достигает и даже не задумывается о них.Как решить: Единственное решение — максимально четкое обсуждение всех нюансов процесса до его начала. Только полное понимание всех необходимых действий позволит не только правильно спланировать процесс, но и адекватно оценить необходимый бюджет и временные затраты, чтобы найти возможности сократить время, требуемое на внедрение ERP-платформы.

Выводы о тонкостях внедрения ERP-систем

Как видите, внедрение ERP-решения поможет значительно повысить эффективность работы вашей компании при условии правильного выбора платформы и планирования процесса внедрения. Такой подход позволит избежать дорогостоящих ошибок и в кратчайшие сроки реорганизовать работу вашего бизнеса для автоматизации рутинных задач и повышения производительности всех отделов вашей компании.

Компания IT Svit более 10 лет оказывает услуги удаленного администрирования и внедрения различных программных комплексов. Мы можем применить наши навыки и умения, чтобы помочь вам выбрать и внедрить оптимальную ERP-систему для вашей компании. Свяжитесь с нами, мы всегда рады помочь!